Kurum Müdürü (Vekil )
: Mehmet Sait BAĞIR
Telefon : 0 (412) 861 22 17
Fax : 0 (412) 861 22 61
E-Posta : Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.
Gsm
:  0 (533) 698 31 17
Dahili :  115

Yazı İşleri Müdürlüğü

 

 

LİCE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2: (1) Bu yönetmelik, Lice Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile Lice Belediye Başkanlığına gelen ve giden evrakların, Başkanlık emir, genelge ve bildirimlerinin; Evlendirme, Belediye Meclis ve Encümen evrakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE 2:(2) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince Kamu Kaynaklarının etkili ve verimli kullanılması, yerel hizmetlerin dengeli dağılımın temin edilmesi Belediyemiz tarafından sunulan hizmetlerde kalitenin arttırılmasında ihtiyaç duyulan nitelik unvan ve sayıda personelin istihdamının sağlanması,  Belediyemiz bünyesinde görev yapan personelin özlük, sicil ve diğer hak ve yükümlülükleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki, çalışma usul ve esasları kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3: (1) 5393 Sayılı Belediye kanununun 48. Maddesi, 5216 Büyükşehir  Belediyesi kanunu, 657 Sayılı Devlet memurları Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE–4: Bu Yönetmelikte geçen;

a) Başkan : Lice Belediye Başkanı’nı

b) Başkanlık : Lice Belediye Başkanlığı’nı

c) Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısını ,

ç) Belediye : Lice Belediyesini,

d) Encümen : Lice Belediye Encümenini,

e) Meclis : Lice Belediye Meclisini,

f) Müdür : Yazı İşleri Müdür’ünü, Yada Müdür Vekilini

g) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,

ğ) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü personelini ifade eder.

      h) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat

Kuruluş

MADDE 5: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi ve 10.04.2014 tarihli, 28968 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanarak Lice Belediye Meclisinin 04.06.2014 tarih ve 18 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6: (1) Yazı İşleri Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef, Memur ve personellerinden oluşur.

MADDE 6: (2) Müdürlüğe bağlı olarak Yazı İşleri Şefliği altında Evlendirme Servisi, Meclis, Encümen, Genel Gelen-Giden ve Dilekçe Evrak servisi, Personel İşleri Şefliği altında Personel İşleri Servisinin çalışanlarının sayısını ve görevlerini belirlemede Müdür yetkilidir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 7: (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Yazı İşleri Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve Resmi Gazetede 10.04.2014 tarih ve 28968 sayılı yayımlanan, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik”in hükümlerine ve 07/05/2014 tarih ve 28993 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Ünvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve Resmi Gazetede 10.04.2014 tarih ve 28968 sayılı yayımlanan, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik” in hükümlerine ve 07/05/2014 tarih ve 28993 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Memurlar: KPSS sınavı ile 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır veya naklen, açıktan atama ile atanır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8: (1) Yazı İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

a) Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:

1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.

4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

5) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar.

6)Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

7)Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

8)Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesi, Belediyemizde ve Müdürlükte çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar.

9) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

10) Meclis ve Encümen Toplantılarının organize edilmesini, Belediye Meclisine ve Belediye Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar. Belediye Encümen toplantısına Belediye Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak katılır.

11) Takım ruhunun gelişmesi ve toplu başarıların artmasını sağlayıcı çözümler üretir.

12) Stratejik Planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

13 ) 657 – 4857 – 5510 sayılı kanun vb. “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve Resmi Gazetede 10.04.2014 tarih ve 28968 sayılı yayımlanan, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik” in hükümlerine ve 07/05/2014 tarih ve 28993 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri ve K.H.K. ve Tebliğleri Belediye Personeline uygulamak.

14) Belediye Personelinin özlük işleri ile ilgili işlemlerini yapmak. Müdürlüğünün personelini tahakkukları düzenler, ayniyat işlemlerini ve harcamalarla ilgili avans kredi sarf işlemlerini yürütür.

15) Birim Bütçesini hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

16) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak

17) Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılması ve aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını sağlamak.

17) Birim faaliyet raporunu hazırlamak.   

18) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

b) Yazı İşleri Müdürünün Yetkileri:

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.

4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.

7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.

9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

10)Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.

c) Yazı İşleri Müdürünün Sorumlulukları: 5393 Sayılı Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Müdürlüğe Bağlı Şeflik ve Servislerin görevleri

MADDE 9: (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

MADDE 9:(2) Yazı İşleri Şefliği ve Servisinin görevleri:

a) Meclis İşleri Servisi

5393 Sayılı Belediye Kanunun hükümlerine ve İçişleri Bakanlığının 09.10.2005 tarihli Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği gereği;

- Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlamak.

- Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 Maddeleri gereği en az üç gün önceden meclis üyelerine göndermek, posta, faks ve telefon araçları ve ilan tahtasına asmak suretiyle meclis üyelerine bilgi verilmesini sağlamak, Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlamak, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak. Meclis gündemini, bina içinde bulunan ilan tahtasına asmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirmek.

- Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak

- Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarını 8’er nüsha yazmak, kontrol etmek, Meclis Katiplerine ve Meclis Başkanı veya Başkan Vekiline imzalatarak Belediye Başkanına sunmak

- 5393 sayılı Belediye Kanunun 23.maddesi gereğince meclis kararlarını en geç 7 gün içinde Kaymakamlığa gönderilmesini sağlamak ve kesinleşen kararları zimmet karşılığı ilgili Müdürlüklere göndermek.

- 5393 sayılı Belediye Kanununun 23.maddesi gereğince kesinleşen meclis kararlarının özetlerini, internet ve ilan tahtasına asmak suretiyle halka ilanını sağlamak.

- Meclis Toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını

yazmak ve dosyalamak.

-Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için huzur hakkı listesi hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapmak.

-Meclis Toplantılarına katılmak. Toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında konuşmaları kayda almak ve toplantı sırasında kasetteki ses kayıtlarını çözerek yazılı hale getirmek, ses kayıtlarının arşivini tutmak, yazılı hale getirilen tutanakları Meclis Katipleri ve Meclis Başkanı veya Başkan Vekiline imzalatarak arşivini tutmak.

-Meclis Üyeleri tarafından Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip edip, en kısa zamanda ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.

-Meclis Karar defterini tanzim etmek, kayıt işlemini yapmak ve imzalatmak.

-Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak.

-Grup Başkanları ile diyalogu sağlayıp Meclis çalışmalarını aksamaya uğratmamak.

b) Encümen İşleri Servisi :

-Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği

evrakları teslim almak, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar

doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak ve Encümene sunmak

-Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara

verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak; bilgisayar ortamında, Encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle, ilgili birimine sevkini yapmak.

- Encümen Toplantılarına katılmak. Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını

sağlamak.

-Encümen Toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans

olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek.

-Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek.

-Encümen Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ilgili Mali Hizmetler  Müdürlüğüne aylık olarak puantaj göndermek.

- Servisi ile ilgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak.

-Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini

sağlamak.

-Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve arşivlemesini yapar.

-2886 sayılı kanuna göre yapılan kapalı zarf usulü ihalelerde, İhale teklif zarflarının

alınıp muhafaza edilmesi ve İhale Komisyonuna sunulmasını sağlamak

-Belediye Başkanının izinli, görevli, vb. vekalet yazılarının yazılması ve ilgili birimlere bildirilmesi.

c) Yazı İşleri Servisi :

(Genel Gelen-Giden Evrak ve Dilekçe Servisi)

Başkanlık tarafından Yazı İşleri Müdürlüğünce yayımlanması istenilen tamimlerin, bildirilerin Müdürlüklere dağıtımını yapmak,

Başkanlığa gelen tüm resmi evrakları ve vatandaşlarımızdan gelen dilekçeleri kabul etmek, konularını inceleyerek kaydının yapılmasını ve ilgili Müdürlüklere havalesini yapmak, Havale edilen evrakları zimmet karşılığı ilgili Müdürlüğe teslim etmek, (Havale edilen evraklara süresi içinde cevap verilmemesi halinde havale edilen Müdürlük sorumludur. Yazı İşleri Müdürlüğü cevap verilmeyen evraklardan sorumlu değildir)

Belediyemize gelen evraklar, (Belediye Başkanı adına gelenler hariç ) Yazı İşleri Müdürlüğünce ilgili birim ve Müdürlüklere havale ve kayıt olmadan, birim ve Müdürlükler tarafından kabul edilmeyecek havale ve kayıt işlemleri yapılmayacaktır. Yapıldığı takdirde sorumluluk ilgili Müdürlüğe ait olacaktır.

Belediyemiz Müdürlükleri arasındaki yazışmalar, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından kayda alınmayacak olup, ilgili müdürlüklerce kayıtları yapılacaktır.

Belediyemiz Müdürlükleri, dış kurum, kuruluş ve şahıslara gönderecekleri evrakları yazışma kurallarına uygun olarak Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edeceklerdir.

Dış kurum, kuruluşlara ve şahıslara gönderilecek evraklar Müdürlüklerce en geç saat 14.00’a kadar Yazı İşleri Birimine teslim edilmiş olacaktır.

Taşınır Mal ve Zimmet kayıtlarının  yapılması ve dosyalanması işlemlerini yapmak.

d) Personel İşleri Servisi

( Memur Özlük İşleri )

5393–657–5510 Sayılı Kanun, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve Resmi Gazetede 10.04.2014 tarih ve 28968 sayılı yayımlanan, “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik”in hükümlerine ve 07/05/2014 tarih ve 28993 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” hükümleri gereğince,

-Belediyemize ilk defa memur olarak atanacaklarla ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yapmak,

-Müdürlüklerin önerisi üzerine adaylıkta en az bir yılını tamamlayan başarılı memur adayların asaletlerinin tasdikini, başarısız olan adayların da ilişiklerinin kesilmesi işlemlerini yapmak,

- Memurların Kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme, nakil,açıktan atama, emeklilik ve istifa ile ilgili işlemlerini yapmak,

-Memurların işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerini internet ortamında yapılması (emekli sicil

numarası verilmesi)

-Memur kütük defterine memurların isim, kurum numarası, emeklilik sicil numarasına göre kayıtlarının yapılması ve muhafaza edilmesi,

-Belediye Meclisince kadro derece Yükselmesi, Unvan Değişiklikleri, Kadro İhdasları ile ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

-Kadro defterlerinin tutulması,

-Kadro ve mevcut memur personel durumunu gösterir dolu boş durumu cetvellerin hazırlanması,

-Memurların yer değiştirmeleri, silah altına alınmaları ve terhislerinde göreve dönmeleri, ücretsiz izin alanların onayları ile ilgili işlemleri yapmak,

-Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı cetvellerinin hazırlanması,

-Mevcut personelin derece ve kademe terfileri, emekli müktesebi terfililerinin onaylarının hazırlanması ve bunların kayıtlarının tutulması,

-İntibak işlemleri, borçlanma hizmet birleştirilmesi işlemlerinin yapılması,

-Hizmet cetveli düzenlenmesi,

-1.2.3. derecede olan kadrolardaki görevlilere özel pasaport işlemlerini yapmak,

-İl İdare Kurul Kararlarını ilgililere veya daire amirlerine bildirmek (tebliğ-tebellüğ belgesi ) alındı belgesini iade etmek,

-Disiplin Kurulu Üyelerinin oluşturulmasını sağlamak, disiplin suçlarını, Disiplin Kuruluna sevkini sağlamak ,Disiplin Kurulu Kararlarını ilgili personelin siciline işlenmesi ve özlük dosyasında muhafaza edilmesini sağlamak,

-Personel Takip Sistemi ile personelin mesai saatlerinin takibinin düzenli olarak kontrolünün yapılması.

-Kadrolu Memurlara Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmeliği uygulamak kadrolu memurların (0) ve (5) ile biten yıllarda en geç Şubat ayı sonuna kadar mal bildirimlerinin yenilenmesini sağlamak,

-Belediye Personeline Kimlik kartı vermek,

-Memurların göreve başlayış ve görevden ayrılışları (Emeklilik,göreve son verme,memuriyetten çekilme vb ) ile ilgili işlemleri yapmak

-Personel ile ilgili konularda yazışma yapmak,Personel İşleri biriminden çıkan yazışmaların örneklerini ilgili klasörlerde ve memur özlük dosyalarında saklamak,

-Personelle ilgili özlük dosyalarının tutulması, düzenlenmesi ve muhafazasının sağlanması,

-Belediyemizde görev yapan Memur personelin özlük bilgilerinin ve hizmet bilgilerini SGK HİTAP (Hizmet Takip Programı) programına veri girişlerinin yapılması.

-Sözleşmeli Personel İşlemlerinin yapılması.

-Belediyemizin Müdürlüklerinde çalışan personelin görevlendirilme yazılarının yazılması, Müdürlüklerde çalışan personelin listesinin güncelliğinin sağlanması.

-Belediye Başkan yardımcılarının görevlendirilmesi ve Belediyemizin teşkilat şemasının güncel olarak hazırlanması.

-Belediye Başkan Yardımcılarının izinli, görevli, vb. vekalet yazılarının yazılması ve ilgili birimlere bildirilmesi.

(Sürekli İşçi Özlük İşleri)

-Sürekli İşçilerin çeşitli nedenlerle işlerine ara verilmesi durumunda SGK.na internet ortamında bildirme, işçilerin tekrar işe alımı ile ilgili işlemlerin Türkiye İş Kurumu aracılığı ile yapmak, işe alınan sürekli işçileri internet ortamında SGK.na bildirmek.,

-Her ay işçi çizelgelerini hazırlayıp ilgili kurumlara bildirmek,

-Sürekli işçilere kimlik kartı vermek, göreve başlayış ve görevden ayrılışlara ilişkin işlemleri yapmak,

-Görevden ayrılışlarda Kıdem Tazminatı, izin günlerini vb. tespit etmek harcama talimatını hazırlamak.

-Sürekli İşçilerin izin,rapor vb. işlerini, işçi izin defterine işlemek,

-Sürekli İşçilerin isim,kurum numarası,sigorta sicil numarası esasına göre kütüklerini yapmak ve kayıtlarını korumak ,

-Sürekli İşçilerle ilgili konularda tüm işlemleri yapmak,

-Toplu İş Sözleşmesi hükümlerini sürekli işçilere uygulamak.

-Özlük dosyalarının muhafazasını sağlamak.

e) Evlendirme servisinin görevleri
1- Resmi nikâh başvurularını almak. Nikâh  işlemi için gerekli olan evrakların temin edilmesini sağlamak,

2- Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
3- İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek,
4- Belediye   Başkanının   yetki   verdiği   görevliler   tarafından   nikâh   akdinin yapılmasını sağlamak,
5- Yapılan nikâh akitlerini nüfus müdürlüğüne zamanında bildirmek,
6- Lice Belediye Başkanlığı Evlendirme servisinde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,
7- Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.

Memurların görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 10: (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

-Yazı İşleri müdürlüğüne ait tüm yazıları temiz ve itinalı bir şekilde yazmak, karar suretlerini çıkarmak, bilgisayar ve tüm yazı işlerini yapmak.

Belediyenin muhtelif müdürlük ve resmi dairelerden gelen her çeşit evrakı zimmetle alıp kaydını yapmak ve aynı şekilde kayıt yaparak zimmetle iade etmek.

-Müdürlüğe gelen evrakı defterine işledikten sonra var ise ilgili dosyası ile birleştirerek müdüre tevdii etmek ve sonra müdür tarafından havale edilen evrakı ilgili personele veya diğer müdürlük personeline tevdii etmek.

-Müdürlükte yapılacak harcamalar için gerekli avansı çekmek ve harcamaların yapılmasını müteakip avansın süresinde kapanmasını sağlamak.

-Yazı İşleri Şefinin mevcut bulunmadığı hallerde onun görev alanındaki tüm görev ve sorumluluklar müdürün görevlendirdiği memur veya memurlar tarafından gerçekleştirilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

MADDE 11: (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

Görevin Alınması :

Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar, işler zimmet defterine kaydedilerek tebliğ alan personel tarafından havale edilmek üzere müdüre verilir.

Görevin Planlanması :

Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar Müdür tarafından düzenleme plan dahilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi :

Yazı İşleri Müdürlüğünün tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve düzenle yapmak zorundadır.

MADDE 12 :

Yazı İşleri Müdürlüğünde düzenli olarak tutulacak evrak, defter ve dosyalar aşağıda belirtilmiştir.

1. Genel Gelen Evrak Defteri,

2. Dilekçe Defteri ,

3. Genel Giden Evrak Kayıt Defteri,

4. Yazı İşleri Müdürlüğü Gelen – Giden Evrak Defteri,

5. Meclis Karar Defteri,

6. Encümen Karar Defteri,

7. Zimmet Defterleri,

8. Meclis Kararları Dosyası,

9. Encümen Kararları Dosyası,

10. Personel Özlük Dosyaları

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

MADDE 13:

1)Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı servisler arasında işbirliği Müdür tarafından sağlanır.

2)Bir büroya bağlı olan personel arasındaki işbirliği servis şefleri tarafından sağlanır.

3)Yazı İşleri Müdürlüğünün tüm yazıları, kalemde toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

Diğer Kuruluşlarla Koordinasyon

MADDE 14 : 1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Bakanlık, Valilik ve Kamu Kurumu kuruluşları ile yapacağı yazışmaları Şef, Müdür, Belediye Başkan Yardımcısının parafı ve Belediye Başkanının imzası ile, Kurumlar ve kurum içi şahıslar için şef, Müdür parafı ile Belediye Başkanının yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen – Giden Evraka Yapılacak İşlem

MADDE 15 : Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen ve kalem tarafından alınan tüm belgeler ilgili deftere kaydedildikten sonra müdürlükçe ilgili görevlisine dağıtılmak üzere havale edilir. Müdürlüğe havale edilen evrakı personel gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Evraklar ilgili Müdürlük yada personele imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir. Kurum dışı evraklar yine zimmetle ilgili kurum yetkililerine teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Evrak Üzerinde İşlem Yapılması

MADDE 16:

Müdürlüğe havale edilen evrakı, personel gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 17 :

1) Arşivleme işlemleri Arşiv hizmetleri Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır.

2) Müdürlüğümüzden cevap yazılan konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.

3) Standart dosyalama sistemine göre yapılmasını sağlamak.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Sicil ve Disiplin

Müdürlük içi denetim

MADDE 18:

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b) Yazı İşleri Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel özlük dosyaları

MADDE 19: 6111 sayılı Kanun ile değişen 657 Sayılı DMK.nun ilgili maddelerini uygulamak.

- Özlük ve Sicil Dosyalarının önemi; Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır.

Bu nedenle;

- Lice Belediye Başkanlığınca çalışan tüm personel için birer özlük (gölge) dosyası düzenlenir.

-Özlük dosyalarının muhteviyatı; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, sınav evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklardır.

Disiplin cezaları

MADDE 20: (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan ve Lice Belediyesinde çalışan personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

Disiplin Cezalarının Uygulanacağı Fiil ve Haller

MADDE 21 :

Bunlar yürürlükteki yasa, tüzük yönetmeliklerde ve diğer ilgili yasal mevzuatta belirlenmiş cezayı gerektiren fiil ve eylemlerdir.

Devir Teslim İşlemleri

MADDE 22: Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmetleri altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz.

2) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 23:

İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlülük

MADDE 24:

Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesi doğrultusunda, Belediye Meclisinin Kabulü  ve Mülki İdare Amirine gönderildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 25: (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı ve Yazı İşleri Müdürlüğünce yürütülür.

 

 







 

 

Belediyemizden Duyurular

Ziyaretci Sayaçı

016395
Bugün
Dün
Bu Hafta
Geçen Hafta
Bu Ay
Geçen Ay
Toplam Ziyaretci -
195
311
1523
10805
14390
2005
16395
İp Adresiniz: 54.197.150.255
Server Time: 2017-03-30 08:45:12