BELEDİYE YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN

GÖREV TANIMI

5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde şekillenir. Genel olarak, Yazı İşleri Müdürü, belediyenin yazılı iletişim, evrak yönetimi, meclis ve encümen süreçleri ile idari yazışmalarından sorumlu olan birim yöneticisidir. Aşağıda, belediye Yazı İşleri Müdürlerinin başlıca görev ve sorumlulukları özetlenmiştir:

1. Evrak ve Yazışma Yönetimi

• Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt, havale, dağıtım ve arşivlenme süreçlerini yönetir.
• Resmi yazışmaların “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e uygun şekilde yapılmasını sağlar.
•  Evrak akışının düzenli ve zamanında gerçekleşmesini temin eder.

2. Meclis ve Encümen İşlemleri

• Belediye Meclisi ve Encümen toplantılarının 5393 sayılı Kanun’a uygun şekilde organize edilmesini sağlar.
• Meclis toplantı gündemlerini hazırlar, duyurularını yapar, tutanaklarını tutar ve kararların ilgili birimlere iletilmesini koordine eder.
• Encümen kararlarının alınması, kaydedilmesi ve uygulanmasını takip eder.

3. Personel ve İdari Yönetim

• Müdürlük personelinin görev dağılımını yapar, iş süreçlerini denetler ve koordinasyonu sağlar.
• Personelin özlük işleri, izin, sağlık ve diğer idari işlemlerinin yazışmalarını yürütür.
• Müdürlüğün stratejik plan, bütçe ve performans programlarına uygun çalışmasını sağlar.

4. Arşivleme ve Dokümantasyon

• Belediye faaliyetleri sonucu üretilen belgelerin uygun şekilde arşivlenmesini ve gerektiğinde kullanıma sunulmasını sağlar.
• Resmi Gazete, yönetmelik, genelge gibi yayınların abonelik ve arşivleme işlemlerini yürütür.

5. Özel Görevler

• Nikâh akitlerinin yapılması, asker ailelerine yardım gibi belediyeye özgü işlemlerin işlemlerini yürütür.
• CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) ve BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi) gibi sistemler üzerinden gelen taleplerin cevaplanmasını sağlar.
• Muhtar Bilgi Sistemi ile ilgili görevleri yerine getirir.

6. Yasal Sorumluluklar

• Belediye Başkanı veya ilgili Başkan Yardımcısının talimatlarını mevzuata uygun şekilde uygular.
• Müdürlüğün tahakkuk amiri ve harcama yetkilisi olarak mali yönetim sorumluluklarını yerine getirir.
• Diğer müdürlüklerle koordineli çalışarak belediye hizmetlerinin mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.

Ek Bilgiler

• Yazı İşleri Müdürü, genellikle Belediye Başkanına bağlı çalışır.
• Görevlerini yerine getirirken 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve 4109 sayılı Asker Ailelerine Yardım Hakkında Kanun gibi ilgili mevzuatlara uyar.
• Müdür, güçlü iletişim, liderlik ve organizasyon becerilerine sahip olmalıdır.